E-Arşiv Fatura Şartları

E-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı OLMAYAN alıcılara (genelde son tüketici, küçük işletmeler) düzenlenen elektronik faturadır. 3065 sayılı KDV Kanunu ve VUK Tebliği kapsamında düzenlenir; e-Fatura ile kardeş bir sistemdir. E-Fatura’ya zorunlu geçen tüm mükellefler aynı zamanda E-Arşiv kullanmak zorundadır.

2026 itibarıyla çok önemli bir değişiklik: B2C (son tüketici) satışlarında E-Arşiv kesim sınırı eski 5.000 TL’den 3.000 TL’ye indirildi. 1 Ocak 2026’dan itibaren brüt tutarı 3.000 TL’yi aşan tüm B2C satışlarda E-Arşiv Fatura zorunludur. İhlal halinde belge tutarının %10’u kadar özel usulsüzlük cezası uygulanır. Bu rehber, E-Arşiv’in kapsamı, başvuru süreci, B2C limit detayı ve e-Fatura ile ilişkisini ele alır.

E-Fatura ile E-Arşiv Farkı

Kim E-Arşiv Kullanmak Zorunda?

E-Arşiv zorunluluğu e-Fatura’ya tabi olmakla aynı eşiklerde uygulanır:

Önemli: E-Fatura’ya geçen mükellef otomatik olarak E-Arşiv kullanmak zorundadır. İkisi ayrılmaz çiftçidir.

2026 B2C Limit Değişikliği

Çok kritik bir güncelleme: 1 Ocak 2026’dan itibaren:

Eski limit 5.000 TL idi. 2026 itibarıyla %40 indirildi. Bu değişiklik özellikle perakende, e-ticaret, restoran, eğitim hizmetleri sektörlerini ciddi etkiler.

Pratik Örnek

2.500 TL’lik bir hizmet satışında:

• Eski (2025): Yazar kasa fişi yeterli
• Yeni (2026): Yazar kasa fişi yine yeterli (3.000 TL altı)

3.500 TL’lik bir satışta:

• Eski (2025): Yazar kasa fişi yeterli (5.000 TL altı)
• Yeni (2026): E-Arşiv Fatura ZORUNLU (3.000 TL üstü)

Cezalar

E-Arşiv zorunluluğunu yerine getirmeyenler için VUK md. 353/9 kapsamında:

Pratik: 10.000 TL’lik fatura için kağıt yerine düzenlenirse → 1.000 TL ceza × 10 belge = 10.000 TL aylık potansiyel ceza.

E-Arşiv Düzenleme Yolları

1. GİB E-Arşiv Portalı (Ücretsiz)

• ebelge.gib.gov.tr → “GİB Portal e-Arşiv” sekmesi
• Mali Mühür ile giriş
• Manuel veri girişi (yavaş, hatalı olabilir)
• Aylık az fatura kesenler için uygun

2. Özel Entegratör (Ücretli)

• Logo, Mikro, Paraşüt, BizimHesap, Foriba, Uyumsoft vb.
• Muhasebe programıyla entegre
• Otomatik fatura kesimi
• Aylık 200-1.000 TL ücret
• Yüksek hacimli işletmeler için zorunlu

Süreç

E-Arşiv'e Geçiş Adımları

1. 1
   E-Fatura Mükellefi Olma

   Önce e-Fatura sistemine başvurun. E-Arşiv otomatik aktif olur.

2. 2
   Mali Mühür Sertifikası

   TÜBİTAK Kamu SM’den 3 yıl geçerli mali mühür alın.

3. 3
   Yöntem Seçimi

   GİB Portalı (ücretsiz) veya özel entegratör (ücretli) tercih edin.

4. 4
   Test Aşaması

   Geçiş tarihinden önce sistemde deneme faturalar kesin.

5. 5
   Müşteri Bilgilendirme

   B2C alıcılarınıza e-mail/SMS yoluyla e-Arşiv fatura alacaklarını bildirin.

6. 6
   Aktif Kullanım

   Belirlenen tarihte sistemi aktif kullanmaya başlayın.

7. 7
   Aylık Bildirim

   GİB e-Arşiv beyannamelerini sistem üzerinden otomatik gönderin.

E-Arşiv’in Müşteriye İletilmesi

E-Arşiv fatura müşteriye iletilir:

• E-mail adresi varsa: PDF formatında otomatik gönderim
• E-mail yoksa: SMS + portala link
• Müşteri talep ederse kağıt çıktısı verilir

Müşterinin onayı gerekmez (e-Arşiv tek taraflıdır; e-Faturadan farkı budur).

Saklama

E-Arşiv faturalar 10 yıl saklanır:

• GİB sistemine otomatik yedeklenir
• Mükellef ayrıca yedek tutmak isterse PDF/XML çıktıları saklayabilir
• Ödeme makbuzu / faturalar üzerinden vergi denetiminde sunulur

Vergi ve Muhasebe Etkileri

E-Arşiv:

• KDV beyannamesinde e-Fatura ile aynı şekilde girilir
• Mali müşavir muhasebesinde otomatik muhasebeleşir
• KDV iadesinde delil olarak kabul edilir
• BA-BS bildirimleri ile birleştirilir

Sık Karşılaşılan Sorunlar

E-Arşiv'de yaygın hatalar

• – 3.000 TL eşiğini aşan satışta yazar kasa fişi kesmek
• – E-Arşiv yerine kağıt fatura düzenlemek
• – Vergi mükellefi alıcıya E-Arşiv yerine E-Fatura kesmek
• – Müşteriye fatura iletmemek (e-mail/SMS)
• – Mali Mühür süresinin dolması (3 yıllık)
• – KDV oranının yanlış girilmesi
• – İade faturasında benzer hatalar

E-Arşiv vs E-Fatura Hangisi Ne Zaman?

Karar tablosu:

Pratik Tavsiyeler

E-Arşiv geçişinde dikkat edilecekler

• – E-Fatura’ya geçtiğiniz anda E-Arşiv’i de aktive edin
• – 2026 öncesi POS sistemleriyle test yapın
• – Mali müşavirinizle muhasebe yazılımı uyumluluğunu kontrol edin
• – E-mail adresi olmayan müşteriler için alternatif iletim planı yapın
• – Aylık fatura sayınız 50+ ise özel entegratör kullanın
• – Mali Mühür süresini takip edin (3 yıl)
• – Eski 5.000 TL pratiklerini terk edin

Sıkça Sorulan Sorular

2026’dan önce 5.000 TL ile fatura kesmiştim, sorun olur mu?

Hayır, eski mevzuata göre yapılmış işlemler değişiklikten etkilenmez. Yeni 3.000 TL kuralı 1 Ocak 2026 ve sonrası için geçerli.

GİB Portalı ücretsiz mi?

Evet, GİB e-Arşiv Portalı tamamen ücretsizdir. Sadece mali mühür ücreti (3 yıllık ~2.000 TL) ödersiniz.

Yazar kasa fişi tamamen kalkıyor mu?

Hayır, 3.000 TL altı satışlarda yazar kasa fişi devam eder. Sadece 3.000 TL üstü için E-Arşiv zorunlu.

Müşteri e-mail adresi vermiyor, ne yapmalıyım?

SMS yoluyla portal linki gönderebilirsiniz. Müşteri talep ederse kağıt çıktı verilir.

E-Arşiv ile e-Fatura’yı yanlış kullanırsam ceza var mı?

Evet. Yanlış belge türü düzenlemek de özel usulsüzlük cezası doğurur.

KDV iadesinde E-Arşiv kabul edilir mi?

Evet. E-Arşiv vergi denetiminde tam geçerli belge olarak kabul edilir.

Mali Mühür sertifikam bittiğinde fatura kesemez miyim?

Doğru. Mali Mühür süresi dolarsa hem e-Fatura hem e-Arşiv kesilemez. Yenilenmesi şart.

3.000 TL’den önce fatura kesim limitim 5.000 TL’ydi, neden değişti?

Vergi kayıp ve kaçaklarını azaltmak için yapılan düzenleme. Tüketiciye satışlarda daha düşük tutarda kayıt zorunluluğu getirildi.

İhracat faturası için ne kullanmalıyım?

İhracat için “E-İhracat Faturası” (e-Arşiv alt türü) kullanılır. Yurt dışı alıcı için ek alanlar vardır.

İlgili İçerikler

• E-Fatura Geçiş Şartları
• E-Defter Geçiş Şartları
• KDV İadesi Şartları
• Limited Şirket Kurma Şartları
• Genç Girişimci Vergi Muafiyeti Şartları